Forretningsorden for bestyrelsen

 

Behandlet og godkendt på bestyrelsesmødet d.6.6. 2012

Bilag til ”Vedtægter for ”Gjerndrup  Friskole”

 

1.  Afholdelse af generalforsamling.

Formanden træffer aftaler og kan uddelegere opgaver, men er ansvarlig for opgavernes udførelse.

A. Formanden udarbejder beretning som fremsendes til orientering senest 3 dage før generalforsamlingen til den øvrige bestyrelse samt skolelederen. Udkast gennemgås med skoleleder.

B. Generalforsamlingstraktementet og andre praktiske aftaler koordineres af skolelederen. Skolelederen sørger for, at der i generalforsamlingslokalet foreligger vedtægter, regnskaber, stemmesedler samt andet, der menes relevant for generalforsamlingens afholdelse.

C. Der udfærdiges selvstændig forretningsorden gældende for generalforsamlingen, denne oplæses af dirigenten. Der er altid skriftlige forslag til bestyrelsen og skriftlig afstemning ved generalforsamlingen.

 

2.  Konstituerende bestyrelsesmøde.

Den hidtidige formand træffer aftaler og kan uddelegere opgaver men er ansvarlig for opgavernes udførelse.

A. Umiddelbart efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig.

B. Hvis et medlem ønsker det, sker konstitueringen skriftligt. Først opstilling-dernæst valg. Rækkefølgen for valg er følgende: Formand, næstformand, kasserer, sekretær og udvalgsposter.

C. Der udarbejdes en mødeplan for bestyrelsen frem til og med næste konstituerende bestyrelsesmøde. Der tilstræbes mindst 10 møder mellem de ordinære generalforsamlinger.

D. Bestyrelsen vurderer løbende behovet for at nedsætte udvalg og udarbejder arbejdsområder for de nedsatte udvalg. Desuden gennemgås arbejdsområder for de allerede eksisterende udvalg med henblik på evt. justering af de gældende bestemmelser.

 

3.  Årets bestyrelsesmøder

Formanden træffer aftaler og kan uddelegere opgaver, men er ansvarlig for opgavernes udførelse.

A. Dagsorden udarbejdes af formanden i samarbejde med skolelederen. Den udsendes til bestyrelsesmedlemmerne senest 4 hverdage før mødet. Dagsordenforslag skal være formanden/skolelederen i hænde senest 1 uge før mødet.

B. Næstformanden fungerer som formand, når formanden er bortrejst eller sygemeldt i mere end en uge. Som konstitueret formand har næstformanden alle formandens beføjelser og pligter.

C. Formanden leder bestyrelsesmøderne, men det kan aftales, at et andet bestyrelsesmedlem fungerer som ordstyrer. Skolelederen eller den af bestyrelsen udvalgte sekretær fører protokol. Enhver mødedeltager har ret til kort at få protokolleret sin afvigende mening. Efter mødet rundsender sekretæren det renskrevne referat til godkendelse i bestyrelsen. Referatet underskrives ved først kommende bestyrelsesmøde. . Bestyrelsens referater opbevares i en mappe på kontoret og er tilgængelig for skoleleder og bestyrelse. Det officielle referat lægges i fredagsnyt efter mødets afholdelse.

D. Følgende punkter skal indgå på hvert bestyrelsesmøde:

1. godkendelse af referat

2. nyt fra skolen

3. økonomi

4. nyt fra udvalg

E. Bestyrelsen kan til enhver tid afholde udvalgsmøder uden deltagelse af skoleleder samt medarbejderrepræsentant

F. På udvalgsmøder uden deltagelse af skoleleder kan der ikke træffes endelige beslutninger.

G. På det først kommende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen gennemgås forretningsordenen som første punkt.

 

4.  Procedure ved ansættelser af fastansat personale.

A. Faste stillinger offentliggøres altid mindst i lokalpressen samt på skolens hjemmeside.

B. Alle søger stillingen på lige vilkår

C. Ved enhver ansættelse afholdes ansættelsessamtaler.

D. Der skal for alle medarbejdere foreligge en ren straffeattest/børneattest

 

5.  Afstemningsprocedurer i bestyrelsen.

Formanden eller dennes stedfortræder er ansvarlig for korrekt gennemførelse af afstemninger i henhold til vedtægterne samt følgende:

A. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, hvis 4 (ud af 7) medlemmer deltager i mødet. Alle sager kan afgøres ved almindeligt flertal. Hvis ét bestyrelsesmedlem ønsker det, skal der ske skriftlig afstemning.

 

6. Tavshedspligt.

Formanden er ansvarlig for overholdelse af vedtægterne, som er uddybet i det følgende:

Tavshedspligten vedr. fortrolige oplysninger erfaret under bestyrelsesarbejdet kan i givet fald afprøves efter den borgerlige straffelov. Følgende forhold skal især iagttages:

A. Tavshedspligt vedr. opnået indsigt i politiets efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser m.v.

B. Tavshedspligt vedr. skolens økonomiske interesser, f.eks. indhentede pristilbud, licitation m.v.

C. Tavshedspligt vedr. enkeltpersoners, private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige forhold eller interne økonomiske forhold.

D. Tavshedspligt vedr. ansattes tjenesteforhold eller oplysninger opnået i relation hertil.

 

7.  Kompetenceplan og samarbejdsaftale med skoleleder.

Bestyrelsesformanden samt næstformanden afholder hvert år samtale med skolelederen.

 

8. Skolelederens og medarbejderrepræsentantens deltagelse i bestyrelsesmøder.

A. Medarbejderrepræsentanten, der deltager i bestyrelsesmøder, udpeges af den samlede personalegruppe.

B. Skolelederen/medarbejderrepræsentanten kan hver for sig og sammen erklæres for inhabile af et flertal i bestyrelsen

 

9. Samarbejde med de ansatte.

A. De ansatte kan gennem medarbejderrepræsentanten udtale sig om alt på bestyrelsesmøder. Medarbejderrepræsentanten og skolelederen har pligt til at orientere de ansatte om beslutninger truffet på bestyrelsesmøderne, men kan dog af bestyrelsen pålægges tavshedspligt i konkrete sager. Tavshedspligten gælder også i forhold til kolleger.

B. Både medarbejderrepræsentanten og skolelederen skal begge være til stede ved orienteringen af de ansatte.

 

10. Samarbejde med forældrene

A. Bestyrelsen skal til enhver tid bakke den siddende skoleleder op

B. Bestyrelsesmedlemmer, som af forældre kontaktes med henblik på løsning af pædagogiske problemstillinger fra skolehverdagen, skal henvise til skolelederen. Lederen har pligt til at orientere bestyrelsen om pædagogiske problemer. Hvis det skønnes nødvendigt, kan bestyrelsen træde ind i sagen og træffe nødvendige beslutninger.

C. Midlertidig bortvisning af elever kan foretages af skolelederen i samarbejde med medarbejderne. Ved permanent bortvisning orienteres bestyrelsen umiddelbart efter bortvisningen.

D. Bestyrelsen indkalder årligt til mindst ét fælles skolemøde imellem bestyrelse, personale og alle forældre.

E. Bestyrelsen skal sikre størst mulig åbenhed mellem forældregruppen, bestyrelsens arbejde og beslutninger.

 

11. Skolelederens og formandens stående bemyndigelser

Skoleleder og bestyrelsesformand er tillagt følgende standard bemyndigelser:

A. Bemyndigelse til fremsendelse af breve m.v. på skolens vegne.

B. Bemyndigelse til i særlige tilfælde alene at træffebeslutning om elevindskrivning og elevbortvisning.

C. Bemyndigelse til at træffe hastebeslutninger, idet sagen i alle tvivlstilfælde efterfølgende skal forelægges bestyrelsen. Formanden kan underskrive ansættelsesbreve vedr. alle fastansatte. Skolelederen kan underskrive ansættelsesbreve for alle med tidsbegrænset ansættelse. I begge tilfælde er det forudsat, at vedtægten er fulgt ved ansættelse, og at denne er sket inden for det godkendte budget eller med refusion fra vikarkassen.

D. Ved optagelse af elever har søskende fortrinsret.

 

12.  Skolens ordensregler.

Efter indstilling fra leder og medarbejdere skal ordensregler godkendes af bestyrelsen.

 

13.  Forældrekredsens tilsynsforpligtelse

Forældrekredsen har tilsynsforpligtelse. Der henvises til hjemmesiden.